再見了！紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證！財(cái)政部剛剛通知！

會(huì)計(jì)憑證的全面電子化即將來臨！會(huì)計(jì)們要學(xué)習(xí)新知識(shí)點(diǎn)了！

會(huì)計(jì)憑證全面電子化！

財(cái)政部剛剛通知！

2月10日，財(cái)政部推出一項(xiàng)重要舉措——會(huì)計(jì)司正式面向社會(huì)開放了電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用驗(yàn)證系統(tǒng)（試行）。

這意味著什么？一句話：紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的時(shí)代，真的要和我們說再見了！

全流程電子化！

無紙化報(bào)銷、入賬、歸檔、存儲(chǔ)

2023年3月22日，財(cái)政部、稅務(wù)總局頒布等四部門頒布了《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》，標(biāo)志著全流程電子化的時(shí)代即將到來。

除了最新頒布的《電子發(fā)票全流程電子化管理指南》，早在2022年，國務(wù)院就頒布了《進(jìn)一步優(yōu)化營商環(huán)境降低市場(chǎng)主體制度性交易成本的意見》。在該《意見》中提到，要全面實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷、入賬、歸檔、存儲(chǔ)等。

當(dāng)然，對(duì)于無紙化，也有不少網(wǎng)友在期待！

根據(jù)《財(cái)政部國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）第三條規(guī)定：

除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外，同時(shí)滿足下列條件的，單位可以僅使用電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔：

(一)接收的電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí);

(二)電子會(huì)計(jì)憑證的傳輸、存儲(chǔ)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn);

(三)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，能夠按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度完成會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會(huì)計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù)，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，且能有效防止電子會(huì)計(jì)憑證重復(fù)入賬;

(四)電子會(huì)計(jì)憑證的歸檔及管理符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部、國家檔案局第79號(hào)令)等要求。

數(shù)電發(fā)票的入賬歸檔格式

就目前政策來看，數(shù)電發(fā)票共有3種格式：OFD、PDF、XML。

一、PDF

PDF文件是我們最常收到的格式。事實(shí)上，PDF是給納稅人員的預(yù)覽，納稅人可以打印PDF文件，以紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持對(duì)發(fā)票監(jiān)章和電子簽名有效性的查驗(yàn)。

二、OFD

OFD是報(bào)銷入賬歸檔的電子憑證，并且，其樣式跟PDF沒有區(qū)別。而兩者最大的區(qū)別在于，OFD能在“增值稅電子發(fā)票板式文件閱讀器”中查驗(yàn)發(fā)票監(jiān)制章和電子簽名的有效性。

電子發(fā)票板式文件閱讀器下載地址：

http://qingdao.chinatax.gov.cn/bsfw2019/xzzx/rjxz/201911/t20191118_51547.html

三、XML

XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代碼，記錄發(fā)票的全部元數(shù)據(jù)，其樣式 如下：

2023年5月17日，財(cái)政部會(huì)計(jì)司公布了電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的通知，其中，明確了數(shù)電票報(bào)銷歸檔的保存方式：

通知重點(diǎn)：

接收方取得數(shù)電票報(bào)銷入賬歸檔的，

第一，接收方可以根據(jù)《通知》第三條、第五條的規(guī)定，僅使用數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML文件進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔，可不再另以紙質(zhì)形式保存。

第二，接收方如果需要以數(shù)電票的PDF、OFD格式文件的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《通知》第四條的規(guī)定，同時(shí)保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件。

給大家總結(jié)如下：

1、接收方接收完數(shù)電票后，無需打印，直接以XML文件進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔即可。

2、接收方如果確實(shí)需要打印數(shù)電票的，除了要保存紙質(zhì)版發(fā)票外，還要保存XML格式電子文件。

因此，財(cái)務(wù)人員注意了：數(shù)電票接收以后，無論打不打印，都要保存數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件！

最后，給大家總結(jié)一下三種樣式的功能：

除了數(shù)電票以外，財(cái)政部還發(fā)布了其余發(fā)票（如鐵路電子客票等）的電子憑證的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，大家可通過財(cái)政部官網(wǎng)下載。

建議財(cái)務(wù)人打印出來，隨時(shí)學(xué)習(xí)！

數(shù)電票如何進(jìn)行正確的

報(bào)銷、入賬和歸檔

為了方便理解，給大家準(zhǔn)備了一張流程圖：

具體流程講解：

1. 電子發(fā)票、電子憑證的獲取和存儲(chǔ)：企業(yè)通過郵箱下載、稅務(wù)局網(wǎng)站下載等渠道獲取數(shù)電票數(shù)字簽名的XML數(shù)據(jù)文件。

2. 票據(jù)存儲(chǔ)：將獲取的數(shù)電票存儲(chǔ)至發(fā)票池。對(duì)于無報(bào)賬系統(tǒng)（如報(bào)銷系統(tǒng)或發(fā)票池）支撐文件獲取和存儲(chǔ)的企事業(yè)單位，建議由員工手工下載至本地存儲(chǔ)。

3. 文件驗(yàn)簽、發(fā)票驗(yàn)真：在進(jìn)行報(bào)銷入賬之前，企業(yè)需對(duì)接收的帶數(shù)字簽名的XML格式的數(shù)電票遵從現(xiàn)有的稅收征管要求進(jìn)行發(fā)票查驗(yàn)，以保證發(fā)票的真實(shí)性。只有查驗(yàn)成功的發(fā)票才可報(bào)銷入賬，企業(yè)記錄發(fā)票的驗(yàn)真、驗(yàn)簽信息。

4. 解析XML文檔：自行或調(diào)用財(cái)政部提供的免費(fèi)電子憑證工具包解析接收的XML文件，并存入發(fā)票池。

5. 根據(jù)數(shù)電票是否是增值稅專票，如果是專票則進(jìn)行5.1和5.2處理。

5.1. 發(fā)票抵扣：數(shù)電票關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)入賬后，依據(jù)稅務(wù)總局的要求進(jìn)行抵扣處理，抵扣確認(rèn)后保存到發(fā)票池，記錄發(fā)票的抵扣信息。

5.2. 進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出：發(fā)票進(jìn)行抵扣后，企業(yè)根據(jù)發(fā)票用途的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出處理，并將發(fā)票轉(zhuǎn)出信息記錄到發(fā)票池。

6. 資金支付：對(duì)于需要付款類業(yè)務(wù)，可以由資金系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理審批后完成資金支付。信息化較好的企業(yè)單位按《數(shù)電票標(biāo)準(zhǔn)》的要求根據(jù)銀行回單回寫電子憑證支付狀態(tài)位信息。

7.會(huì)計(jì)記賬：核算系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷業(yè)務(wù)信息、數(shù)電票的電子憑證信息，同時(shí)按照《數(shù)電票標(biāo)準(zhǔn)》要求回寫電子憑證狀態(tài)位信息。

8. 歸檔準(zhǔn)備：企業(yè)可設(shè)定歸檔前的文件生成準(zhǔn)備時(shí)機(jī)，自行或借助財(cái)政部的免費(fèi)工具包生成電子憑證-入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件。并將記賬憑證、報(bào)銷單、數(shù)電票含有數(shù)字簽名的XML格式電子文件、電子憑證入賬信息結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)文件等文件打包形成電子會(huì)計(jì)憑證文件。

9. 會(huì)計(jì)資料歸檔：單位需按照財(cái)政部的監(jiān)管要求，按照財(cái)政部、國家檔案局《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 檔案局令第79號(hào)）和《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)）的相關(guān)要求，參考《電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）和《行政事業(yè)單位一般公共預(yù)算支出財(cái)務(wù)報(bào)銷電子會(huì)計(jì)憑證檔案管理技術(shù)規(guī)范》（DA/T 95—2022），將上述電子會(huì)計(jì)憑證文件進(jìn)行歸檔，以備財(cái)政部相關(guān)監(jiān)管部門查驗(yàn)。

數(shù)電票收集、整理、歸檔（在線版）

第一步，電子會(huì)計(jì)憑證收集

會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)匯總整理屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)憑證（如記賬憑證、含數(shù)電票的原始憑證）及其元數(shù)據(jù)，并通過歸檔接口傳輸至電子會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)。

第二步，電子會(huì)計(jì)憑證整理

收集完成后，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類、組件、組卷、編號(hào)等整理操作。

分類：推薦采用會(huì)計(jì)資料形式-會(huì)計(jì)年度-保管期限分類法，并劃定“門類號(hào)”為會(huì)計(jì)類（KU）、“形式”為憑證（PZ）、保管期限為30年；

組件：按記賬憑證號(hào)進(jìn)行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證等組成一件；件內(nèi)按電子記賬憑證、電子報(bào)賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證的順序排列；

組卷：按適當(dāng)?shù)臅r(shí)間周期對(duì)已組件的電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行組卷，卷內(nèi)按記賬憑證號(hào)先后順序排列；案卷按卷號(hào)先后順序排列。實(shí)行憑證分類管理的單位，可按類型結(jié)合時(shí)間進(jìn)行組卷，一般同類型的電子會(huì)計(jì)憑證組成一卷；

編號(hào)：推薦采用全宗號(hào)-門類號(hào)（KU）-形式（PZ）-年度-案卷號(hào)-件號(hào)（卷內(nèi)序號(hào)）的結(jié)構(gòu)編制檔號(hào)，案卷號(hào)和件號(hào)可由4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用0補(bǔ)足。

第三步，電子會(huì)計(jì)憑證歸檔

經(jīng)整理的電子會(huì)計(jì)憑證在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。

注意：電子會(huì)計(jì)憑證檔案應(yīng)同時(shí)實(shí)施在線和離線存儲(chǔ)。

數(shù)電票收集、整理、歸檔（線下版）

采用線下方式報(bào)銷入賬的單位，記賬憑證、原始憑證及數(shù)電票的打印件等一般采用紙質(zhì)方式收集、整理、歸檔，數(shù)電票應(yīng)按以下方法進(jìn)行收集、整理、歸檔：

第一步，建立文件夾

根據(jù)紙質(zhì)載體會(huì)計(jì)憑證卷（冊(cè)）情況，在磁盤、U盤等存儲(chǔ)載體上建立相應(yīng)文件夾。一般一個(gè)月為一卷（冊(cè)）建立一個(gè)文件夾；

第二步，拷貝數(shù)電票

將數(shù)電票按其關(guān)聯(lián)的記賬憑證所屬卷（冊(cè)）拷貝至相應(yīng)文件夾；

第三步，填寫相關(guān)信息

將相應(yīng)紙質(zhì)載體會(huì)計(jì)憑證的檔號(hào)、保管期限等信息填入報(bào)銷入賬過程中形成的電子發(fā)票臺(tái)賬中；

第四步，編寫說明文件

將數(shù)電票的會(huì)計(jì)期間、數(shù)量、移交人、其他需要說明的情況（如非通用格式文件說明）等編制成TXT文件；

例如：2020年1-12月數(shù)電票，共555件，張三移交，并按照以下所示結(jié)構(gòu)圖存儲(chǔ)于數(shù)電票文件夾中。

第五步，移交檔案

將電子會(huì)計(jì)檔案登記表及其紙質(zhì)文件、數(shù)電票、說明文件和其他紙質(zhì)檔案在規(guī)定時(shí)限內(nèi)移交檔案人員。