材料四定位，匯報(bào)才到位

工作中，下級(jí)經(jīng)常需要向上級(jí)匯報(bào)工作情況。清晰、明確的匯報(bào)將使工作開(kāi)展更順利，又給聽(tīng)取匯報(bào)的上級(jí)留下了好印象。因此，如果匯報(bào)前能有充分準(zhǔn)備，撰寫(xiě)一份內(nèi)容形式兼善的匯報(bào)材料，將有助匯報(bào)成功。那么怎樣的匯報(bào)材料才有助于匯報(bào)到位呢？這需要在寫(xiě)作匯報(bào)材料時(shí)做到如下四定位。

一、目的定位

撰寫(xiě)匯報(bào)材料之前首先要解決為什么寫(xiě)匯報(bào)材料、為什么匯報(bào)的問(wèn)題。匯報(bào)目的定位清楚與否，關(guān)系重大。匯報(bào)不只是工作情況的匯報(bào)，也是匯報(bào)者個(gè)人和單位的形象展示。2008年，國(guó)務(wù)院安全生產(chǎn)百日督查活動(dòng)開(kāi)展期間，貴陽(yáng)市修文縣遞交了一份匯報(bào)材料，但材料只是為了應(yīng)付檢查的抄襲之作，與鄰縣的匯報(bào)材料相比，有15個(gè)段落基本一致，只是將其中數(shù)據(jù)稍作改動(dòng)。該縣因此一度成為輿論集體批判的對(duì)象。由此可見(jiàn)，悉心領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確把握匯報(bào)材料撰寫(xiě)的特殊、重要的目的，才不至于以敷衍、隨意的態(tài)度對(duì)待匯報(bào)，認(rèn)為無(wú)非就是那些工作，差不多講講就可以了，以致匯報(bào)材料草草成文，錯(cuò)漏百出，或是抄襲交卷，最終影響了個(gè)人和單位的形象和聲譽(yù)。

從匯報(bào)者的角度而言，匯報(bào)的目的一般有三個(gè)：一是展示個(gè)人素質(zhì)。匯報(bào)材料的質(zhì)量往往取決于匯報(bào)者的思維水平和政策水平，體現(xiàn)的是個(gè)人的全局觀念、決策能力。匯報(bào)不僅是工作情況的匯報(bào)，也是匯報(bào)者優(yōu)良工作素質(zhì)的展示，撰寫(xiě)匯報(bào)材料的人要巧妙地不露痕跡地將二者相統(tǒng)一。二是展現(xiàn)單位亮點(diǎn)。上級(jí)來(lái)聽(tīng)取工作情況匯報(bào)，或者是為了對(duì)各單位的經(jīng)驗(yàn)做法進(jìn)行總結(jié)推廣，或者是收集下級(jí)單位的工作措施、建議，因此，匯報(bào)材料應(yīng)表明單位獨(dú)特的經(jīng)驗(yàn)做法和工作成績(jī)，讓聽(tīng)取匯報(bào)者感覺(jué)耳目一新，而不是人云亦云。三是獲得支持認(rèn)可。有時(shí)，上級(jí)是來(lái)了解完成某些重大性、決策性任務(wù)存在哪些問(wèn)題或需要什么支援，這時(shí)，所匯報(bào)的主要是工作中所遇見(jiàn)的自身無(wú)法解決的問(wèn)題，需要通過(guò)上級(jí)的支持和幫助才能使工作順利完成。一份好的匯報(bào)材料能使上級(jí)對(duì)這些問(wèn)題的重要性產(chǎn)生共鳴，意識(shí)到解決問(wèn)題的迫切性，從而認(rèn)可其解決辦法，并給予所需要的支持。

二、角色定位

所謂角色是指“生活中某種類(lèi)型的人物”（《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典（第5版）》，第746頁(yè)）。關(guān)于角色，有個(gè)經(jīng)典故事：一天，英國(guó)的維多利亞女王和丈夫阿爾巴特拌嘴了，阿爾巴特一氣之下跑進(jìn)臥室，緊閉房門(mén)。女王叩門(mén)。“誰(shuí)？”“維多利亞。”房門(mén)依然緊閉。女王第二次叩響了房門(mén)。“誰(shuí)？”“是您的妻子，阿爾巴特。”這次房門(mén)開(kāi)了。這一故事讓我們清楚看到：在社會(huì)生活中，每個(gè)人都承擔(dān)著多種角色，角色的差異——主要體現(xiàn)在一個(gè)人的社會(huì)地位、職業(yè)、性別、年齡、經(jīng)歷等方面——會(huì)使一個(gè)人的語(yǔ)言具有一些獨(dú)特的成分，從而影響著人們的交流。

匯報(bào)材料是下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作情況所用的文章，下級(jí)或上級(jí)，只是比較概括的說(shuō)法，在不同的場(chǎng)合中，他們所承擔(dān)的角色還有差別，而往往是對(duì)這些差別的準(zhǔn)確區(qū)分決定了匯報(bào)能否成功。同時(shí)，和一般應(yīng)用文主要是寫(xiě)給人看不同的是，它往往是一對(duì)一或一對(duì)多的說(shuō)給人聽(tīng)的材料，匯報(bào)雙方的交流是即時(shí)完成的，所以，注重匯報(bào)中雙方的角色定位非常重要。

匯報(bào)的角色定位需要考慮兩方面問(wèn)題：

一方面，清楚向誰(shuí)匯報(bào)。匯報(bào)是向上級(jí)匯報(bào)，而在不同的場(chǎng)合下，上級(jí)因?qū)蛹?jí)、職務(wù)、職責(zé)等的差異，其所關(guān)注的問(wèn)題也是不同的，匯報(bào)也因此而需要有差別，不能誰(shuí)來(lái)聽(tīng)匯報(bào)，都是說(shuō)一樣的話(huà)。一般來(lái)說(shuō)，面對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)多作全局性匯報(bào)，而面對(duì)副職或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，匯報(bào)應(yīng)主要聚焦于其分管工作；面對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)，應(yīng)多匯報(bào)思想、事例等。但也不能一概而論，還應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)在具體場(chǎng)合中所擔(dān)負(fù)的不同角色而及時(shí)調(diào)整匯報(bào)內(nèi)容。如有時(shí)主管領(lǐng)導(dǎo)有臨時(shí)任務(wù)，委派副職代為聽(tīng)取匯報(bào)，這時(shí)雖然聽(tīng)匯報(bào)的是副職領(lǐng)導(dǎo)，但實(shí)際上還是向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，那么，就要注意多講些全局上的問(wèn)題。所以，要搞清是向誰(shuí)匯報(bào)，不能單純考慮某一方面，而應(yīng)具體情況具體分析。另一方面，清楚由誰(shuí)匯報(bào)。同樣的，因地位、職務(wù)、經(jīng)歷、年齡、個(gè)性等方面不同，匯報(bào)者的角色也存在差異，這使其思維方法、語(yǔ)言風(fēng)格等也有差異，這樣，對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的匯報(bào)，匯報(bào)者各有其側(cè)重點(diǎn)和語(yǔ)言表述風(fēng)格。匯報(bào)材料的撰寫(xiě)就應(yīng)把握這些差異點(diǎn)，既體現(xiàn)匯報(bào)者的意圖，又符合其獨(dú)有的語(yǔ)言風(fēng)格。

三、內(nèi)容定位

在明確了目的、角色之后，接下來(lái)要確定的就是匯報(bào)內(nèi)容。上級(jí)聽(tīng)取匯報(bào)，是為了能準(zhǔn)確全面深刻地掌握下情，從而使決策更科學(xué)、更有針對(duì)性，能更有效地指導(dǎo)工作。因此，匯報(bào)材料所提供的情況就應(yīng)在全面準(zhǔn)確反映事實(shí)的同時(shí)，又做到有重點(diǎn)、有特色、有思想。這樣，匯報(bào)才能吸引領(lǐng)導(dǎo)，從而有效達(dá)到匯報(bào)目的。

（一）用事實(shí)說(shuō)話(huà)

匯報(bào)材料的最大特點(diǎn)在于用真實(shí)準(zhǔn)確的事實(shí)和客觀的評(píng)價(jià)說(shuō)話(huà)，以事明理。這樣，才能真正發(fā)揮匯報(bào)的作用，更好地反映工作情況，為上級(jí)決策提供有效信息。

用事實(shí)說(shuō)話(huà)，首先是匯報(bào)言之有物，不是華而不實(shí)。有些人匯報(bào)時(shí)，為了不出岔子，匯報(bào)材料通篇都是說(shuō)大話(huà)、空話(huà)、套話(huà)，沒(méi)有具體數(shù)據(jù)、事例、分析，或者有些為了使匯報(bào)顯得有水平，生搬硬湊出一些四六句，語(yǔ)言是漂亮了，但就是讓人聽(tīng)了不知要表達(dá)什么意思，難以引起共鳴。一般領(lǐng)導(dǎo)考慮的都是全局性問(wèn)題，對(duì)局部性的具體問(wèn)題不一定了解詳細(xì)，匯報(bào)時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)希望了解的工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，或者是事情發(fā)生發(fā)展的經(jīng)過(guò)、結(jié)果和涉及人員、單位等都應(yīng)該了解清楚，在撰寫(xiě)材料時(shí)，才可能選用典型的最能說(shuō)明問(wèn)題的事例，使寫(xiě)出來(lái)的匯報(bào)材料有血有肉、吸引人眼球，給人留下深刻印象。其次體現(xiàn)在匯報(bào)材料中的內(nèi)容都是真實(shí)準(zhǔn)確的。提出的問(wèn)題、列出的現(xiàn)象、談到的成績(jī)，都應(yīng)是客觀存在、真實(shí)可信的，尤其是文中涉及的有關(guān)突出成績(jī)和薄弱環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)、事例、評(píng)價(jià)等，不能有絲毫差錯(cuò)。匯報(bào)既不刻意回避問(wèn)題，也不故意拔高成績(jī)。如果內(nèi)容有偏差或者失真，就可能造成不良后果。要做到這一點(diǎn)，就需要深入調(diào)查研究，全面、客觀、辯證地掌握各項(xiàng)情況，并對(duì)其作定性定量尤其是定量的科學(xué)分析，不走極端，也不搞絕對(duì)化，不憑主觀想象閉門(mén)造車(chē)、虛構(gòu)事實(shí)。這樣才能讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)了解現(xiàn)象、問(wèn)題的性質(zhì)、意義，以便區(qū)別對(duì)待。

（二）凸顯重點(diǎn)

用事實(shí)說(shuō)話(huà)，并不意味著事無(wú)巨細(xì)，只要相關(guān)的就寫(xiě)進(jìn)匯報(bào)材料。還需要對(duì)事實(shí)進(jìn)行篩選，尤其在匯報(bào)的內(nèi)容比較多或者是作全面工作匯報(bào)時(shí)，要做到重點(diǎn)突出，否則一份讓人難以把握其核心的面面俱到的匯報(bào)材料很難引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。

匯報(bào)重點(diǎn)一般有以下兩種：一是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的內(nèi)容。怎樣摸清哪些是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的內(nèi)容呢？一般而言，上級(jí)機(jī)關(guān)會(huì)預(yù)先下通知，明確匯報(bào)范圍、問(wèn)題和聽(tīng)取匯報(bào)的意圖、要求，在撰寫(xiě)匯報(bào)材料之前，應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)悟上級(jí)通知精神。如果沒(méi)有相關(guān)通知，就應(yīng)及時(shí)咨詢(xún)上級(jí)工作組成員、聯(lián)絡(luò)友鄰單位打探，明確上級(jí)的關(guān)注點(diǎn)，從而準(zhǔn)確清晰地確定上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)想聽(tīng)取哪方面內(nèi)容，撰寫(xiě)材料時(shí)，即可圍繞上級(jí)需要匯報(bào)，使匯報(bào)材料中的有效信息更為豐富。如果不清楚上級(jí)關(guān)注點(diǎn)，只按匯報(bào)者的個(gè)人主觀意愿來(lái)寫(xiě)，則極有可能上級(jí)想聽(tīng)的沒(méi)寫(xiě)，所寫(xiě)的都是上級(jí)不想聽(tīng)的，以致事倍功半，甚至事倍功無(wú)。二是內(nèi)涵最豐富、最深厚的內(nèi)容。所謂內(nèi)涵最豐富、最深厚，是指對(duì)匯報(bào)主體而言，這部分內(nèi)容是匯報(bào)者最有事實(shí)可佐、有成績(jī)可證、有經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)的內(nèi)容。這一內(nèi)容有時(shí)可能就是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)注的內(nèi)容，有時(shí)可能不一致，不一致時(shí)這部分內(nèi)容也可考慮作為匯報(bào)的重點(diǎn)，因?yàn)檫@往往也是一個(gè)單位、部門(mén)最容易匯報(bào)出彩、能給人以啟發(fā)的內(nèi)容，把這部分情況匯報(bào)清楚、成績(jī)匯報(bào)充分，也可能抓住領(lǐng)導(dǎo)心理，使之愿聽(tīng)想聽(tīng)。

（三）挖掘特色

匯報(bào)有重點(diǎn)但沒(méi)有個(gè)性、特色，也很難引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。要給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)留下較深的印象，匯報(bào)時(shí)還應(yīng)將本單位、本部門(mén)有特色的內(nèi)容，即“人無(wú)我有，人有我強(qiáng)”的優(yōu)勢(shì)，反映出來(lái)。尤其在多個(gè)單位同時(shí)匯報(bào)而重點(diǎn)可能一致時(shí)，更應(yīng)注意匯報(bào)出特色，以使聽(tīng)匯報(bào)者能多了解一些情況，多受到一些啟發(fā)。特色主要體現(xiàn)在新，即撰寫(xiě)匯報(bào)材料時(shí)，善于從共性、常規(guī)的工作中，充分挖掘出其他單位所沒(méi)有的創(chuàng)新做法、優(yōu)勢(shì)制度、鮮活經(jīng)驗(yàn)、閃亮成績(jī)等，并說(shuō)清說(shuō)細(xì)，展現(xiàn)其與眾不同的效果，或者能從獨(dú)特的角度闡述議題，提出令人耳目一新的見(jiàn)解，并透徹分析，能創(chuàng)新性地回答領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問(wèn)題，力求給人以深刻的啟迪。

（四）提煉思想

一份好的匯報(bào)材料，不但要有事實(shí)、有重點(diǎn)、有特色，更重要的是要有思想，能從工作中總結(jié)和提煉、升華出較有深度的規(guī)律或是能給人以啟發(fā)的經(jīng)驗(yàn)。正如毛澤東所說(shuō)，匯報(bào)工作應(yīng)適當(dāng)“發(fā)議論”，“只談情況，不談?dòng)^點(diǎn)，是開(kāi)材料倉(cāng)庫(kù)”。沒(méi)有思想的匯報(bào)，質(zhì)量肯定不高。

匯報(bào)材料的思想性，體現(xiàn)在對(duì)材料的分析、總結(jié)上。既綜合各項(xiàng)情況又深入探討道理，不僅羅列現(xiàn)象更揭示規(guī)律，能結(jié)合實(shí)際情況作具體分析，抓住事物本質(zhì)，對(duì)相關(guān)做法、經(jīng)驗(yàn)提煉出理性認(rèn)識(shí)，不大而化之，不發(fā)空泛議論，不為了顯得有思想而刻意湊出“四六句”。所謂“不以辭害意”，寫(xiě)作是立意要緊，匯報(bào)則思想要緊。詞語(yǔ)堆砌空虛，只會(huì)讓人如墜云霧，聽(tīng)之不得要領(lǐng)。

匯報(bào)材料的思想性還體現(xiàn)在其正確性上。匯報(bào)的思想觀點(diǎn)不能違背黨的路線(xiàn)方針政策、國(guó)家與軍隊(duì)的各項(xiàng)法規(guī)制度和上級(jí)的命令指示精神，即政治上不能出錯(cuò)。匯報(bào)者往往代表某個(gè)單位、某級(jí)組織，其言行具有極強(qiáng)的導(dǎo)向性，匯報(bào)的任何思想都要與政策、法規(guī)、指示精神保持一致，尤其是對(duì)一些有爭(zhēng)議的敏感的思想問(wèn)題，更應(yīng)謹(jǐn)慎看待，應(yīng)盡量避而不談或者慎之又慎地提出看法，以免出現(xiàn)偏差而導(dǎo)致不良影響。

四、形式定位

（一）合理結(jié)構(gòu)

因匯報(bào)多數(shù)時(shí)候是說(shuō)給人聽(tīng)的，人在瞬間能聽(tīng)清、記住并理解的東西有限，再加上匯報(bào)時(shí)間一般也有規(guī)定，所以，匯報(bào)材料需要有清晰的層次、合理的結(jié)構(gòu)，匯報(bào)什么不匯報(bào)什么，哪些具體、詳細(xì)匯報(bào)，哪些寥寥數(shù)語(yǔ)說(shuō)明……這些問(wèn)題解決好，匯報(bào)才能吸引領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注。

合理結(jié)構(gòu)要做到以下三點(diǎn)：一是線(xiàn)條單一。匯報(bào)材料應(yīng)有一條主線(xiàn)貫穿各部分內(nèi)容，使主題鮮明集中、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)清晰。同時(shí)，一部分只說(shuō)一項(xiàng)內(nèi)容，不宜多項(xiàng)內(nèi)容、多條線(xiàn)索同時(shí)展開(kāi)；同一項(xiàng)內(nèi)容如果分為幾個(gè)方面，宜進(jìn)行歸納梳理，不東一榔頭西一棒子，一個(gè)內(nèi)容沒(méi)講完，又跳到了另一個(gè)內(nèi)容，這部分內(nèi)容寫(xiě)了幾句之后，又跳回前一個(gè)內(nèi)容。這樣，勢(shì)必使聽(tīng)匯報(bào)者丈二和尚摸不著頭腦，不知究竟匯報(bào)了一些什么內(nèi)容。二是詳略得當(dāng)。匯報(bào)材料的結(jié)構(gòu)一般按照工作開(kāi)展情況、做法經(jīng)驗(yàn)、工作成績(jī)、存在的問(wèn)題及建議、今后的打算等幾部分內(nèi)容展開(kāi)，但這并不意味著所有匯報(bào)材料都需要寫(xiě)全這些內(nèi)容，也不是這幾部分著墨多少都一致，一般而言，重點(diǎn)、特色內(nèi)容或是上級(jí)不了解又特別關(guān)注的先說(shuō)、具體說(shuō)，向直接上級(jí)匯報(bào)也應(yīng)盡量具體說(shuō)，而共性的、常規(guī)性的內(nèi)容或是上級(jí)已經(jīng)清楚的則后說(shuō)、概括講，向高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)多半也應(yīng)概括講。另外不一定先寫(xiě)措施，再寫(xiě)成績(jī)，也可以先擺出成績(jī)，再言明措施，這樣既突出展示了匯報(bào)單位的形象，又有助于增加上級(jí)聽(tīng)匯報(bào)的興趣。三是過(guò)渡自然。對(duì)于說(shuō)給人聽(tīng)的匯報(bào)材料而言，這點(diǎn)非常重要。由一層意思轉(zhuǎn)到另一層意思或由一個(gè)問(wèn)題轉(zhuǎn)到另一個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)有適當(dāng)?shù)倪^(guò)渡詞、過(guò)渡句乃至過(guò)渡段作自然過(guò)渡，以使匯報(bào)材料結(jié)構(gòu)邏輯性嚴(yán)密，又保證聽(tīng)匯報(bào)者思路跟得上。

（二）精煉語(yǔ)言

精心錘煉語(yǔ)言，選用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言進(jìn)行匯報(bào)，匯報(bào)才能成功。

首先是謙恭的語(yǔ)言。匯報(bào)是向上級(jí)匯報(bào)，匯報(bào)基調(diào)是“下對(duì)上”。這一表述基調(diào)決定了匯報(bào)語(yǔ)言必須謙恭，這不僅僅表現(xiàn)了對(duì)上級(jí)的尊重，更體現(xiàn)了良好的工作態(tài)度。其次應(yīng)是準(zhǔn)確的語(yǔ)言。匯報(bào)材料的遣詞造句應(yīng)恰當(dāng)達(dá)意、合乎規(guī)范和事理，不能含糊不清或是有歧義。應(yīng)適當(dāng)使用修飾和限制詞，正確運(yùn)用模糊語(yǔ)言，盡量少用“某種程度”、“一定范圍”、“部分”等詞語(yǔ)，絕對(duì)不用“大概”、“據(jù)說(shuō)”、“有人反映”或“太”、“非常”、“好極了”等詞語(yǔ)，也不宜使用夸張、比喻、比擬等修辭手法。談成績(jī)實(shí)事求是，留有余地，不夸大其詞；說(shuō)缺點(diǎn)則實(shí)實(shí)在在，一針見(jiàn)血。這樣，才能防止匯報(bào)不客觀而說(shuō)過(guò)頭話(huà)，才能提供真實(shí)有效的信息。再次應(yīng)是簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言。匯報(bào)語(yǔ)言應(yīng)力求言簡(jiǎn)意賅，一點(diǎn)含糊、冗長(zhǎng)、不恰當(dāng)?shù)脑~句都不能有，否則只會(huì)使重點(diǎn)的、有特色的內(nèi)容淹沒(méi)于廢話(huà)之中。要使語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，應(yīng)少用長(zhǎng)句，盡量多用短句。長(zhǎng)句雖然比較嚴(yán)謹(jǐn)，但長(zhǎng)句由于成分復(fù)雜，既不利于匯報(bào)者表達(dá)，也不利于聽(tīng)匯報(bào)者理解；能用數(shù)據(jù)或圖表表示的內(nèi)容，盡量使用數(shù)據(jù)、圖表，這樣既形象直觀又簡(jiǎn)潔明了。匯報(bào)材料語(yǔ)言簡(jiǎn)潔還體現(xiàn)在嚴(yán)格按照上級(jí)規(guī)定的匯報(bào)時(shí)間或者是上級(jí)聽(tīng)取匯報(bào)活動(dòng)時(shí)間來(lái)定篇幅，同時(shí)，不宜將全部時(shí)間用完，還應(yīng)留出上級(jí)首長(zhǎng)作指示的時(shí)間，或者是非主要匯報(bào)人補(bǔ)充匯報(bào)的時(shí)間。最后應(yīng)是通俗的語(yǔ)言。匯報(bào)材料應(yīng)盡量運(yùn)用口語(yǔ)化、質(zhì)樸的語(yǔ)言，不使用生僻詞，少用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，這樣匯報(bào)者說(shuō)得流暢，聽(tīng)匯報(bào)者聽(tīng)得順耳，更有利于匯報(bào)的順利完成。

綜上所述，撰寫(xiě)匯報(bào)材料應(yīng)努力做到目的、角色、內(nèi)容、形式四定位，這樣，匯報(bào)才是有血有肉的，而聽(tīng)取匯報(bào)才會(huì)有滋有味。

（作者單位：南昌陸軍學(xué)院）

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