解讀項目管理系統(tǒng)，從五階段策劃與管控七方面，落實細節(jié)精益求精

文 / 郭朝剛

社會進步經(jīng)濟發(fā)展日新月異，各類專業(yè)技術(shù)迭代不止，工商管理得以從計劃到市場的長足進步，各行各業(yè)的飛速發(fā)展都離不開項目及其項目管理。

為了提升項目的過程效率與執(zhí)行效果，我們需要認識什么是項目與項目管理。從定目標、定計劃、定人員、定標準、定交期、定質(zhì)量等方面進行系統(tǒng)思考與全面布局。

什么是項目管理？

項目是在限定的資源及限定的時間內(nèi)需完成的一次性任務(wù)。具體可以是一項工程、服務(wù)、研究課題及人事活動等。

項目管理（Project Management）：運用各種相關(guān)技能、方法與工具，為滿足或超越項目有關(guān)各方對項目的要求與期望，所開展的各種計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等方面的活動。

項目管理與管理項目不是一回事。

項目需要管理，定目標追進度，整合項目過程中的人、財、物，綜合運用時間、信息、技術(shù)，以求達成預(yù)期的效果。

項目管理與管理項目的方向、側(cè)重點有所不同。

項目管理：是一個具有五個基本階段的過程，包括：啟動、規(guī)劃、評審、實施與監(jiān)控、收尾。所關(guān)注的就是從需求到滿意，從投入到產(chǎn)出的全過程。

管理項目：側(cè)重于對于項目全過程的各項職能管理，包括計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制；涉及到運營、決策、數(shù)據(jù)、質(zhì)量、人力資源、數(shù)字化和知識管理等。

項目管理的五個基本階段。

一個完整的項目管理，必須具備以終為始的態(tài)度，從調(diào)查與分析項目的內(nèi)外部環(huán)境條件入手，全面思考與系統(tǒng)布局，具備五個基本階段：項目啟動、項目計劃、項目執(zhí)行、項目監(jiān)控、項目收尾。

1、項目啟動：基調(diào)市場調(diào)查與各項資源的收集與分析，制定項目章程明確項目的各方面要素，明確項目的具體范圍。

2、項目計劃：明確項目的目標，以此來制定詳細的項目計劃，可以通過5W2H來細化項目計劃。具體包括：項目的時間周期、執(zhí)行地點、負責人與執(zhí)行團隊、項目解讀與分期、項目預(yù)算、項目的實施方法與執(zhí)行方式等要素。

3、項目執(zhí)行：作為一個項目的具體實施過程，主要將目標進行分解為各類項目任務(wù)，落實責任人，明確安全、質(zhì)量與交期標準與細則。每月、周、日進行管理項目的具體活動。

4、項目監(jiān)控：關(guān)鍵在于項目實施過程中的項目進度跟蹤，主要圍繞項目的交期、質(zhì)量、安全、成本，跟蹤項目負責人與執(zhí)行團隊的實施進度，定期與不定期進行檢查監(jiān)督，并且實時做好相應(yīng)的記錄。

5、項目收尾：項目的結(jié)束階段，項目團隊按時、保質(zhì)、保量地完成項目，并且通過相關(guān)方的驗收，填寫相應(yīng)的驗收表單。

項目管理的五個階段，主要是集中于項目的立項、執(zhí)行與集后三部分（具體如上表所示）。在其中明確與跟蹤人員、機械辦公設(shè)備、物料、制度與流程、環(huán)境與檢測等方面。

項目管理落實細節(jié)，從七個方面精益求精。

項目管理成于系統(tǒng)布局，精于細節(jié)管控。系統(tǒng)思考是第一位的，在項目管理過程中，我們除了需要從全局系統(tǒng)的角度去思考與籌劃之外，就是在七個基本細節(jié)層面進行思考與執(zhí)行，追求精益求精，持續(xù)改善。

項目管理的七個基本細節(jié)，主要包括：客戶管理、進度跟蹤、成本控制、溝通交流、流程優(yōu)化、文檔管理、缺陷分析。

客戶管理：市場重新定位，客戶進行細分。既有大客戶的服務(wù)，又有中小客戶的關(guān)心與關(guān)注。建立組織的客戶信息管理系統(tǒng)CMIS，落實新客戶開發(fā)與老客戶維護工作細節(jié)，實時做好相應(yīng)的記錄，并且錄入系統(tǒng)及時更新數(shù)據(jù)。

進度跟蹤：項目的進度，可以通過甘特圖、項目進度圖表等，以看板或宣傳欄、電子公告板等方式進行圖表化，上下游之間密切合作，共同推動項目的進度，按照原定計劃有序推進、有效實施。

成本控制：任何一個項目都是有預(yù)算的，這就需要項目的各分支抓緊落實原定的預(yù)算，有效節(jié)省成本，控制各項費用，包括：管理費用、期間費用。

溝通交流：項目的成敗在于明確的目標，在實施過程中有效溝通進度，落實項目計劃，解決項目管理過程中存在的各項技術(shù)、質(zhì)量、管理的問題，為項目的成功掃清各項障礙。

流程優(yōu)化：項目可由大劃小，持續(xù)分解為更小的一級單元，明確責任人，制定驗收標準，持續(xù)優(yōu)化流程，將項目節(jié)點上的責任人與執(zhí)行者的職責與績效標準進行細分，及時統(tǒng)計與反饋改進。

文檔管理：想好了就去做，做了說出來，及時記錄。如此循環(huán)，形成項目的文檔資料，方便形成項目檔案，便于知識管理與分享，持續(xù)優(yōu)化與集合組織的項目資產(chǎn)。

缺陷分析：對于項目從啟動與收尾的全過程，我們需要持續(xù)發(fā)現(xiàn)項目管理過程中存在的人員、技術(shù)、質(zhì)量、管理等各方面的問題，并且進行基于5Whys和人機料法環(huán)等方面的系統(tǒng)分析，尋求解決之法。

項目全生命周期：啟動、計劃、投產(chǎn)、關(guān)閉，做好監(jiān)管與控制的閉環(huán)管理。

項目，都是具有生命周期的。任何一個項目的周期，或長或短，具有一定的流程與時間節(jié)點。自始至終，一個完整的項目，都是從啟動、計劃、投產(chǎn)到關(guān)閉。

在此過程中，重點做好計劃的控制與進度的監(jiān)管。項目的計劃，這是在立項之時就需要調(diào)查、思考與明確的項目的各要素，包括：目標、人員、名稱、時間、地點、方法、成本等。在每一個環(huán)節(jié)都需要做足準備工作。

基于各類項目的觀察、實踐、總結(jié)與復(fù)盤，項目的監(jiān)管，這是基于過程的細節(jié)化管理。郭朝剛總結(jié)一個高質(zhì)量的項目，為了實現(xiàn)預(yù)定目標，作為一個項目領(lǐng)導(dǎo)需要多問幾個為什么？在跟蹤進度的過程中，主要是圍繞著：人員是否到位與達標？交期是否完成與提前？質(zhì)量是否達標與存在缺陷？安全措施是否落實到位？成本是否控制在預(yù)算范圍？

項目管理，從客戶需求出發(fā)，基于項目全過程目標管理、細節(jié)管控，實現(xiàn)客戶的滿意，達成預(yù)期的目標。項目的全過程管理，總結(jié)來講就是圍繞著PDCA的閉環(huán)過程對于項目進行計劃、實施、評估與改進。

在整個項目管控中，我們主要是落實與跟蹤安全、交期、質(zhì)量與成本，實現(xiàn)預(yù)期的計劃目標。

本文作者：郭朝剛，奇哲咨詢創(chuàng)始人、中管院客座教授、高級人力資源管理師。

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